"มอบหมายงาน" อย่างไรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

Highlight
: การมอบหมายงานเป็นสิ่งที่ ที่ผู้จัดการแทบจะต้องทำอยู่ทุกวัน การมอบหมายอย่างดีนั้นจะทำให้งานออกมามีประสิทธิภาพสูงสุด

งานจะประสบความสำเร็จหรือไม่นั้น สิ่งหนึ่งไม่ได้ขึ้นอยู่กับผู้ปฎิบัติงานเพียงอย่างเดียว แต่จะขึ้นอยู่กับวิธีการในการมอบหมายงานที่ดีด้วย โดยความสามารถในการมอบหมายงานนั้นเป็นหนึ่งในสิ่งที่ผู้จัดการทุกคนควรจะให้ความสำคัญสูงสุดเรื่องหนึ่ง เพราะว่ากิจกรรมส่วนใหญ่ที่ผู้จัดการทำนั้นนอกจากการแก้ปัญหาแล้ว ก็คือการมอบหมายงานให้เจ้าหน้าปฎิบัติได้ ปฎิบัติงาน การมอบหมายงานจะเหมือนกับการถ่ายทอดสิ่งที่คุณทำได้ ไปสู่สิ่งที่ควบคุมได้

โดยหลักๆแล้ววิธีการมอบหมายงานที่ทุกคนรู้กันนั้นก็คือ การบอกวัตถุประสงค์ของงานที่ต้องการ การติดตามงาน การแนะนำ และการวัดผลสำเร็จ แต่จะมีเทคนิตรายละเอียดเล็กๆ ที่จะทำให้เราทำสิ่งเหล่าได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงที่สุด ทั้งหมด 6 ข้อ ไปดูกันว่ามีอะไรบ้าง

1.) เลือกคนที่ใช่

อธิบาย : สิ่งหนึ่งที่เป็นข้อผิดพลาดใหญ่ที่สุด ก็คือการเลือกคนที่คนที่ไม่มีความสามารถในการทำงานนั้น ซึ่งถึงแม้ว่าจะมีความุ่งมั่น และตั้งใจก็ตาม ก็อาจจะทำให้บุคคลที่ถูกมอบหมายงานเสียความั่นใจไปได้เลย

2.) อธิบายวัตถุประสงค์ที่คุณต้องการ

อธิบาย : การมอบหมายงานที่ดีนั้น การอธิบายว่า "ทำไม" สำคัญยิ่งกว่า "อย่างไร" มากๆ ซึ่งการอธิบายว่าทำไมให้ผู้ได้รับมอบหมายเข้าใจตรงกันนั้น จะทำให้ผู้ได้รับมอบหมายสามารถทำงานได้อย่างถูกต้องเป็นไปตามทิศทางที่ผู้มอบหมายต้องการได้ และสามารถมีอิสระว่าจะทำมัน "อย่างไร" ให้วัตถุประสงค์นั้นสำเร็จได้

3.) หลีกเลี่ยงการเข้าใจผิด

อธิบาย : การมอบหมายงานโดยเป็นการพูดปากเปล่าจะทำให้งานนั้นมีโอกาสที่จะผิดพลาดสูงได้ ยกตัวอย่างเหตุการณ์ว่า เรามอบหมายงานใดๆไป บางครั้งหากผู้ได้รับมอบหมายงานนั้นถูกขัดด้วยเรื่องอื่นๆระหว่างเดินกลับไปที่โต๊ะ ก็อาจจะทำให้ลืมเรื่อง สำคัญที่ได้รับมอบหมายนั้นทั้งหมดไปแล้วก็ได้ ฉะนั้นการวางระบบการมอบหมายนั้นเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพในการมอบหมายงานได้

4.) มอบหมายงานทั้งหมด

อธิบาย : การมอบงานทั้งหมด โดยไม่มีการมอบหมายให้ครึ่งๆกลางๆนั้น จะทำให้พนักงานมีแรงจูงใจในการทำงานให้เสร็จมากกว่า การมอบหมายครึ่งๆกลางๆ และคุณเข้ามาแทรกในขั้นตอนต่างๆ

5.) ไม่ก้าวก่ายและนำงานกลับมา

อธิบาย : ในบางครั้งหากคุณมอบหมายงานแล้ว การเราไปก้าวกาย ไปแทรก อาจจะทำผู้ได้รับมอบหมายขาดความมั่นใจในการทำงานได้ และหากท่านได้มอบหมายงานไปแล้ว ท่านพอใจ จึงนำงานกลับมาทำเอง มีหลายๆครั้งที่จะทำให้ผู้ได้รับมอบหมาย เข้าใจว่าต้องรอให้งานนั้น ถูกส่งกลับมาก่อน ถึงค่อยทำต่อ เหตุการณ์แบบนี้จะทำให้งานที่ออกมาไม่มีประสิทธิภาพได้

6.) ทบทวนความก้าวหน้าสม่ำเสมอ

อธิบาย : การทบทวนความก้าวหน้าอย่างสม่ำเสมอจะทำให้คุณได้รู้ปัญหาหลายๆอย่างที่เกิดขึ้นหลังจากที่ได้มอบหมายงาน ไม่ว่าจะงานที่มอบหมายเยอะเกินไปหรือไม่ มีทักษะอะไรที่ยังขาดอยู่บ้าง มีติดขัดด้านทรัพยากรหรือไม่ ซึ่งการทบทวนความก้าวหน้า กับผู้ที่ได้รับมอบหมายจะทำให้ งานสามารถไหลได้อย่าง ไม่มีติดขัดเป็นเวลานาน

- จบแล้ว -

FYI : การมอบหมายงานนั้นเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ที่ต้องมีการผสมกันอย่างลงตัว ไม่สามารถขาดสิ่งใดสิ่งหนึ่งไปได้ ซึ่งการที่จะทำให้ทีมของคุณมีศักยภาพสูงสุดได้นั้นจำเป็นต้องพึ่งพาอาศัยทักษะการมอบหมายงานที่ดี